INFORMATIVA PRIVACY

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679)

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito internet http://www.lilasoulfest.com/ e/o che utilizzano i servizi e i canali di contatto disponibili sul sito.

L’informativa è resa esclusivamente per il presente sito e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’interessato tramite link esterni.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è TO BE s.r.l. (P.I. 10052800017), con sede legale in Torino, Lungo Dora Voghera 34, in persona del legale rappresentante pro tempore.

Contatti: e-mail privacy@tobecompany.com

Il progetto/sito “Lila Soul Fest” identifica il festival e le iniziative collegate dedicate alla musica, alla cultura, all’intrattenimento, agli eventi live, alle warm-up session, alle attività food & beverage e alle esperienze organizzate o promosse nell’ambito del festival.

2. Tipologie di dati personali trattati

Attraverso il sito potranno essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

1. a) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo:

• indirizzo IP; 
• nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli utenti; 
• indirizzi URI/URL delle risorse richieste; 
• data e ora della richiesta; 
• metodo utilizzato per sottoporre la richiesta al server; 
• dimensione del file ottenuto in risposta; 
• codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server; 
• altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’interessato. 

Tali dati non vengono raccolti per identificare direttamente l’interessato, ma potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi, consentirne l’identificazione.

1. b) Dati relativi ad acquisto biglietti, ticketing, accrediti e partecipazione al festival

Qualora l’interessato acquisti un biglietto, effettui una prenotazione, richieda un accredito o partecipi al festival o a eventi collegati, potranno essere trattati:

• nome e cognome del partecipante o dell’acquirente; 
• indirizzo e-mail; 
• numero di telefono; 
• evento, data, orario o formula acquistata; 
• numero di biglietti o partecipanti; 
• codice prenotazione, QR code, ticket, badge o altro identificativo di accesso; 
• stato della prenotazione, dell’accredito o del pagamento; 
• dati relativi alla presenza o all’accesso all’evento; 
• eventuali comunicazioni operative relative all’evento. 

Nel caso in cui il ticketing o il pagamento siano gestiti tramite piattaforme terze, tali soggetti potranno trattare i dati secondo le rispettive informative privacy e secondo il ruolo privacy applicabile.

1. c) Dati forniti per l’iscrizione alla newsletter e comunicazioni informative/promozionali

Qualora l’interessato si iscriva alla newsletter o acconsenta a ricevere comunicazioni informative e promozionali, potranno essere trattati dati quali:

• indirizzo e-mail; 
• nome e cognome, ove richiesti; 
• numero di telefono, ove richiesto; 
• data e ora dell’iscrizione o della raccolta del consenso; 
• indirizzo IP e log tecnici relativi alla raccolta del consenso; 
• eventuali dati relativi all’apertura delle comunicazioni o all’interazione con i contenuti, ove utilizzati strumenti di misurazione. 

Le comunicazioni potranno riguardare Lila Soul Fest, il programma, la disponibilità dei biglietti, le live session, le warm-up session, eventi, iniziative, promozioni, esperienze, contenuti informativi e attività promosse da TO BE S.r.l., anche attraverso i propri marchi, progetti o siti collegati.

La finalità di invio di newsletter o comunicazioni promozionali è distinta dalla gestione del singolo accredito, biglietto o evento e richiede, ove previsto, uno specifico consenso dell’interessato.

1. d) Dati forniti tramite contatti generici, e-mail, telefono, social o altri canali

Qualora l’interessato contatti spontaneamente il Titolare tramite e-mail, telefono, form, social network, messaggistica o altri recapiti indicati sul sito, potranno essere trattati:

• nome e cognome; 
• indirizzo e-mail; 
• numero di telefono; 
• profilo social o identificativo della piattaforma utilizzata, ove applicabile; 
• contenuto della comunicazione; 
• eventuali allegati; 
• evento, iniziativa o richiesta di interesse; 
• eventuali ulteriori informazioni inserite volontariamente dall’interessato. 

Le richieste potranno riguardare, a titolo esemplificativo, informazioni sul festival, sugli artisti, sul programma, sui biglietti, sulle modalità di partecipazione, sugli accrediti, sulle live session, sulle warm-up session, su collaborazioni, partnership, sponsor, attività press, richieste amministrative o altre comunicazioni.

1. e) Dati relativi a richieste di accessibilità, sicurezza, minori o esigenze organizzative

Qualora l’interessato contatti il Titolare per richieste relative ad accessibilità, accompagnamento di minori, esigenze organizzative, sicurezza, condizioni di accesso o altre necessità connesse alla partecipazione al festival, potranno essere trattati:

• nome e cognome; 
• indirizzo e-mail; 
• numero di telefono; 
• evento o iniziativa di riferimento; 
• contenuto della richiesta; 
• eventuali informazioni necessarie alla gestione dell’esigenza rappresentata. 

L’interessato è invitato a comunicare solo le informazioni strettamente necessarie. Qualora vengano comunicati dati particolari, ad esempio informazioni relative a condizioni di salute, disabilità o specifiche esigenze personali, tali dati saranno trattati esclusivamente nei limiti necessari alla gestione della richiesta e sulla base di idoneo presupposto previsto dall’art. 9 GDPR, ove applicabile.

1. f) Dati relativi a food & beverage, allergie, intolleranze o esigenze alimentari

Nell’ambito del festival o delle iniziative collegate, l’interessato o il partecipante può comunicare spontaneamente informazioni relative ad allergie, intolleranze alimentari, esigenze dietetiche o altre necessità particolari.

Tali informazioni saranno trattate esclusivamente nei limiti necessari alla corretta gestione dell’evento e del servizio food & beverage richiesto.

Poiché tali dati possono rivelare informazioni relative alla salute dell’interessato, il trattamento avverrà, ove necessario, sulla base del consenso esplicito dell’interessato o di altro idoneo presupposto previsto dall’art. 9 GDPR.

1. g) Dati relativi a pagamenti, rimborsi, ricevute, fatture e documentazione amministrativa

Nel caso in cui la partecipazione al festival o agli eventi collegati comporti acquisto di biglietti, pagamenti, acconti, rimborsi, emissione di ricevute, fatture o altra documentazione fiscale/amministrativa, potranno essere trattati:

• dati identificativi e di contatto dell’acquirente o partecipante; 
• dati fiscali o amministrativi; 
• importo, causale e data del pagamento; 
• estremi contabili; 
• dati relativi a ticket, ricevute, fatture, rimborsi o documentazione fiscale; 
• eventuali dati gestiti da istituti bancari, prestatori di servizi di pagamento o piattaforme di ticketing. 

Il Titolare non tratta necessariamente i dati completi degli strumenti di pagamento, che potranno essere gestiti direttamente da soggetti terzi autorizzati, quali istituti di credito, prestatori di servizi di pagamento o piattaforme di ticketing.

1. h) Dati relativi ad artisti, performer, ospiti, partner, sponsor, location, fornitori e collaboratori

Nell’ambito dell’organizzazione e promozione di Lila Soul Fest, il Titolare potrà trattare dati relativi ad artisti, performer, ospiti, speaker, DJ, musicisti, sponsor, partner, location, fornitori, collaboratori, soggetti tecnici e altri soggetti coinvolti.

Potranno essere trattati dati quali:

• nome e cognome o nome d’arte; 
• ruolo, qualifica, attività artistica o professionale; 
• ente, azienda, agenzia o realtà rappresentata; 
• indirizzo e-mail; 
• numero di telefono; 
• immagini, biografie, profili artistici, press kit, link social o materiali promozionali; 
• dati relativi ad accordi, collaborazioni, forniture, sponsorizzazioni, materiali promozionali, pagamenti e documentazione amministrativa. 

1. i) Immagini, fotografie, video, riprese e contenuti promozionali

Il sito può pubblicare immagini, fotografie, video, riprese, interviste o altri contenuti relativi a Lila Soul Fest, agli eventi, alle live session, alle warm-up session, alle location, agli artisti, ai partner, agli sponsor, allo staff e ai partecipanti.

Qualora tali contenuti raffigurino persone fisiche riconoscibili, il Titolare tratterà tali dati nel rispetto della normativa applicabile, sulla base di idoneo presupposto giuridico, quale consenso, liberatoria, rapporto contrattuale, finalità informativa/documentativa o altro presupposto applicabile.

In occasione del festival e degli eventi collegati potranno essere realizzate fotografie, riprese video, interviste o altri contenuti per finalità documentative, informative e promozionali. Per immagini, video, interviste o contenuti nei quali la persona sia chiaramente identificabile e costituisca il soggetto principale della ripresa, il Titolare provvederà, ove necessario, ad acquisire specifico consenso o liberatoria.

1. l) Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie tecnici e, ove presenti, cookie analitici, funzionali, pubblicitari, di profilazione, marketing o altri strumenti di tracciamento.

Per maggiori informazioni si rinvia alla specifica Cookie Policy disponibile sul sito.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità.

Finalità del trattamento	Base giuridica
Consentire la navigazione e il corretto funzionamento tecnico del sito	Legittimo interesse del Titolare alla gestione tecnica e alla sicurezza del sito
Garantire la sicurezza del sito, prevenire utilizzi illeciti, accessi non autorizzati o attività fraudolente	Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza informatica e alla tutela dei propri sistemi
Rispondere a richieste inviate tramite e-mail, telefono, form, social, messaggistica o altri canali disponibili	Esecuzione di misure richieste dall’interessato o legittimo interesse del Titolare a riscontrare le comunicazioni ricevute
Gestire accrediti, prenotazioni posto, richieste di disponibilità, conferme, modifiche o cancellazioni relative a live session, warm-up session o iniziative collegate	Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato o esecuzione del servizio richiesto
Gestire acquisto biglietti, ticketing, accrediti, ingressi, QR code, badge, liste partecipanti e partecipazione al festival o agli eventi collegati	Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato
Inviare comunicazioni operative relative a biglietti, prenotazioni, accrediti, modifiche, cancellazioni, accessi o partecipazione agli eventi	Esecuzione del contratto o del servizio richiesto
Gestire richieste relative ad accessibilità, minori, sicurezza, esigenze organizzative o altre necessità connesse alla partecipazione al festival	Esecuzione del servizio richiesto; legittimo interesse del Titolare alla corretta organizzazione e sicurezza dell’evento; consenso esplicito o altro presupposto ex art. 9 GDPR ove siano trattati dati particolari
Trattare eventuali dati relativi ad allergie, intolleranze o esigenze alimentari comunicati dall’interessato per la corretta gestione dell’evento e del servizio food & beverage	Consenso esplicito dell’interessato, ove necessario; esecuzione del servizio richiesto nei limiti consentiti dalla normativa applicabile
Gestire pagamenti, acconti, rimborsi, ricevute, fatture e documentazione amministrativa	Esecuzione del contratto; obbligo di legge per gli adempimenti fiscali e contabili
Inviare newsletter, comunicazioni informative, promozionali e commerciali relative a Lila Soul Fest, programma, biglietti, live session, warm-up session, eventi, esperienze, iniziative e attività promosse da TO BE S.r.l., anche attraverso i propri marchi, progetti o siti collegati	Consenso dell’interessato
Gestire rapporti con artisti, performer, ospiti, partner, sponsor, location, fornitori, collaboratori e altri soggetti coinvolti nel festival	Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali; legittimo interesse del Titolare alla gestione organizzativa, artistica, istituzionale e commerciale del festival
Realizzare e pubblicare contenuti fotografici, video, riprese, interviste, contenuti promozionali, informativi, documentativi o editoriali relativi al festival, agli eventi, agli artisti, ai partner, agli sponsor e alle attività del Titolare	Consenso, liberatoria, legittimo interesse documentativo/promozionale/editoriale o altro idoneo presupposto giuridico, secondo il contesto
Gestire contenuti editoriali relativi a programma, artisti, line-up, ospiti, performer, partner, sponsor e soggetti coinvolti nel festival	Legittimo interesse del Titolare all’attività informativa, editoriale, documentativa e promozionale; consenso o altro presupposto ove necessario
Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, stragiudiziale o amministrativa	Legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti
Gestire cookie e strumenti di tracciamento tecnici necessari al funzionamento del sito	Legittimo interesse del Titolare al corretto funzionamento tecnico del sito
Gestire cookie analitici non anonimizzati, cookie pubblicitari, marketing, profilazione, social plugin o altri strumenti di tracciamento non tecnici	Consenso dell’interessato, ove richiesto dalla normativa applicabile

 

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti tramite e-mail, telefono, form, social, messaggistica o altri canali disponibili è necessario per consentire al Titolare di riscontrare la richiesta dell’utente.

Il conferimento dei dati richiesti per accrediti, prenotazioni, acquisto biglietti, ticketing o partecipazione al festival è necessario per consentire al Titolare di gestire la richiesta, confermare la partecipazione e organizzare correttamente l’evento.

Il mancato conferimento dei dati necessari potrà comportare l’impossibilità di inviare la richiesta, accreditarsi, acquistare biglietti, ricevere conferme o partecipare agli eventi.

Il conferimento di dati relativi ad allergie, intolleranze, esigenze di accessibilità, sicurezza o altre informazioni personali particolari è facoltativo, ma potrebbe essere necessario per consentire al Titolare di gestire correttamente la richiesta o tutelare l’interessato durante la partecipazione all’evento.

Il conferimento dei dati per finalità newsletter, marketing o comunicazioni promozionali è facoltativo. Il mancato consenso non pregiudica la possibilità di navigare il sito, richiedere informazioni, accreditarsi, acquistare biglietti o partecipare agli eventi.

Il conferimento dei dati per cookie o strumenti di tracciamento non tecnici è facoltativo e avviene sulla base delle preferenze espresse dall’utente tramite il banner o il pannello di gestione del consenso.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, al fine di prevenire la perdita, l’uso illecito o non corretto dei dati, l’accesso non autorizzato, la divulgazione, la modifica o la distruzione degli stessi.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere trattati da personale e collaboratori autorizzati dal Titolare, nei limiti delle rispettive mansioni e secondo specifiche istruzioni.

I dati potranno inoltre essere comunicati, ove necessario, alle seguenti categorie di soggetti:

• fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione e gestione del sito; 
• fornitori di servizi di posta elettronica, newsletter, CRM, sistemi di prenotazione, ticketing, accreditamento o strumenti gestionali; 
•  fornitori di piattaforme di comunicazione, messaggistica o gestione dei contatti; 
• consulenti amministrativi, fiscali, contabili, legali o del lavoro; 
• istituti bancari e prestatori di servizi di pagamento; 
• piattaforme di ticketing o soggetti coinvolti nella gestione dei pagamenti, ove utilizzati; 
• artisti, performer, agenzie artistiche, location, partner, sponsor, fornitori, collaboratori o soggetti coinvolti nell’organizzazione e gestione del festival e degli eventi, nei limiti necessari allo svolgimento dell’iniziativa; 
• soggetti coinvolti nella gestione di accrediti, liste partecipanti, badge, QR code o controllo accessi; 
• fotografi, videomaker, agenzie di comunicazione, uffici stampa o soggetti coinvolti nella realizzazione di contenuti promozionali, documentativi o editoriali; 
• autorità pubbliche, enti o soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge; 
• soggetti incaricati del recupero crediti o della tutela dei diritti del Titolare.

I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del Titolare saranno, ove necessario, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati personali non saranno diffusi, salvo il caso di immagini, video, riprese, gallery, contenuti editoriali o promozionali pubblicati sul sito o sui canali del Titolare, ove ciò avvenga sulla base di idoneo presupposto giuridico.

7. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati personali saranno trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche connesse all’utilizzo di servizi informatici, hosting, posta elettronica, piattaforme gestionali o strumenti analoghi, si rendesse necessario trasferire dati verso Paesi terzi, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o, in mancanza, mediante adeguate garanzie, quali le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

8. Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

Categoria di dati	Periodo di conservazione
Dati di navigazione	Per il tempo necessario alla gestione tecnica e sicurezza del sito, salvo esigenze di accertamento di illeciti
Dati raccolti tramite e-mail, telefono, form, social, messaggistica o altri canali	Per il tempo necessario a riscontrare la richiesta e, di norma, non oltre 12 mesi dall’ultimo contatto, salvo instaurazione di un rapporto ulteriore
Dati relativi ad accrediti, prenotazioni posto, live session, warm-up session o iniziative collegate	Per il tempo necessario alla gestione dell’accredito, della prenotazione o dell’iniziativa e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere obblighi di legge o tutelare i diritti del Titolare
Dati relativi a biglietti, ticketing, accrediti e partecipazione al festival o agli eventi collegati	Per il tempo necessario alla gestione dell’evento e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere obblighi di legge o tutelare i diritti del Titolare
Dati relativi a QR code, badge, liste partecipanti o controllo accessi	Per il tempo necessario alla gestione dell’evento e, di norma, per un periodo limitato successivo alla conclusione dell’evento, salvo esigenze amministrative, di sicurezza o tutela dei diritti
Dati particolari relativi ad allergie, intolleranze, accessibilità, esigenze personali o sicurezza	Per il solo tempo necessario alla gestione dell’evento, dell’accesso o del servizio richiesto, salvo diverso obbligo di legge
Dati relativi a pagamenti, rimborsi, fatture, ricevute e documentazione amministrativo-contabile	Per il periodo previsto dalla normativa civilistica, fiscale e contabile, di norma 10 anni
Dati relativi ad artisti, performer, ospiti, partner, sponsor, location, fornitori e collaboratori	Per la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere obblighi di legge o tutelare i diritti del Titolare
Dati relativi a newsletter e comunicazioni promozionali	Fino alla revoca del consenso o alla richiesta di disiscrizione
Log relativi al consenso newsletter o marketing	Per il tempo necessario a dimostrare la corretta raccolta del consenso
Immagini, fotografie, video, riprese, gallery o contenuti pubblicati	Per il tempo di pubblicazione coerente con le finalità informative, documentative, editoriali o promozionali perseguite, salvo revoca del consenso ove il trattamento si fondi sul consenso
Dati trattati per tutela dei diritti	Per il tempo necessario alla gestione della controversia e comunque nei limiti dei termini di prescrizione applicabili

Alla scadenza dei termini di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente ove necessario per adempiere obblighi di legge o tutelare diritti del Titolare.

9. Collegamenti a siti terzi o social network

Il sito può contenere link a siti web di terzi, pagine social, piattaforme esterne, strumenti di mappe, sistemi di prenotazione, sistemi di pagamento, partner commerciali o altri servizi online.

La presente informativa non si applica ai trattamenti effettuati da soggetti terzi o piattaforme esterne, rispetto ai quali l’interessato è invitato a consultare le relative informative privacy.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato potrà esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dagli artt. 15 e ss. GDPR, i seguenti diritti:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano; 
• accedere ai propri dati personali; 
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti; 
• ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla normativa; 
• ottenere la limitazione del trattamento; 
• opporsi al trattamento, nei casi previsti dalla normativa; 
• ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile; 
• revocare il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; 
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. 

Le richieste potranno essere inviate al Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

11. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità.

12. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata nel tempo, anche in ragione di modifiche normative, tecniche o organizzative.

Si invita pertanto l’interessato a consultare periodicamente questa pagina.

Ultimo aggiornamento maggio 2026